Manual de políticas y procedimientos de protección de datos personales de los titulares "SOFTPYMES S.A.S".

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades académicas, culturales, comerciales o laborales.

De esta manera, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades culturales, académicas, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

TITULO I. GENERALIDADES

La Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados o depositados en cualquier base de datos que los haga susceptible de Tratamiento.

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, utilizará este Manual para el Tratamiento de Datos Personales para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto social.

1.MARCO LEGAL

Constitución Política de 199, Artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información. El Artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de “Habeas Data” el cual consiste en la posibilidad de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata o circula esa clase de información.

Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 1727 del 15 de Mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012, establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de cualquier otra persona natural. El literal k) del Artículo 18 de dicha Ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El Artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012.

El Capítulo III del Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013, reglamenta aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.

Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y C-748 de 2011 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, cuyo titular sea una persona natural.

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, en desarrollo de su objeto social, a partir de la Ley 27 de 1990, Artículo 27, tiene la obligación de guardar reserva de la información que administra, en los siguientes términos:

“Artículo 27. De la obligación de reserva. Los depósitos centralizados de valores sólo podrán suministrar información sobre los depósitos y demás operaciones que realicen al depositante y a las autoridades públicas que lo soliciten en los casos previstos por la ley.”

Se ha entendido por reserva “… el deber que tienen los funcionarios de las entidades financieras y aseguradoras de guardar reserva y discreción sobre los datos de sus clientes o sobre aquellos relacionados con la situación propia de los mismos, que llegaren a conocer en desarrollo de sus actividades.

Respecto a lo anterior, El Consejo de Estado ha recalcado que “… la reserva se fundamenta en la garantía al derecho constitucional fundamental a la intimidad (Art. 15 C. N.), y en el principio del secreto profesional y la reserva de los papeles del comerciante.”

Por lo anterior, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, considera que uno de los elementos principales en los que se sustenta la confianza de sus clientes lo constituye la apropiada salvaguarda de su información y la efectiva limitación de su uso conforme a lo previsto en las disposiciones legales que, en cada caso, resulten de aplicación.

La información privada que “la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, dispone sobre sus clientes y sus operaciones, tiene carácter confidencial por disposición legal incorporada en sus políticas, en ese sentido la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, ha adoptado normas y procedimientos para: a). Garantizar la seguridad de acceso a sus sistemas informáticos y a los archivos físicos en los que se almacena documentación contractual y transaccional de sus clientes. b). Dar cumplimiento a las exigencias legales en materia de protección de datos de carácter personal. Como consecuencia del desarrollo de sus actividades empresariales, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, obtiene de sus clientes, proveedores, accionistas, empleados y administradores, o de otras personas naturales con las que se relaciona, información de carácter personal, que considera privativa del individuo.

3. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Los datos personales se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

  • Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Así mismo, se consideran públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del Co.Co.). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio

  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

  • Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento: Persona natural, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

  • Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

  • Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

  • Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

  • Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

  • Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el n de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

  • Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  • Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento:

Principio de legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales que realice la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” se fundamentará en lo establecido por la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales que realice la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, obedecerán a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular de los datos de manera clara, suficiente y previa a dicha autorización y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales que realice la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales por parte de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento de datos personales, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” garantizará al titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.  Para estos propósitos la obligación de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, será de medio.

Principio de seguridad: Los datos personales e información sujeta a tratamiento por la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. CATEGORÍA DE DATOS ESPECIALES

5.1 Tratamiento de Datos sensibles.

Para el caso de datos personales sensibles, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando: a).El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b).El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c). El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d). El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e). El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. f).Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

5.2 Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros: a). Responder y respetar el interés superior de los menores. b). Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

6. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

Sólo se permitirá acceso a la información y datos personales que reúnan las condiciones establecidas por la ley y las demás normas que la desarrollan, podrán a las siguientes personas: a). los titulares o sus representantes legales. b). A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. c). A los terceros autorizados por el titular o por la ley. d). A las personas vinculadas contractualmente con la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, que en razón de su cargo u oficio deban conocer de dichos datos.

​Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas: a). Al titular del dato. b). A las personas autorizadas por el titular del dato. c). A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se dará aviso a la entidad pública o administrativa de la privacidad de la información y de los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios, como responsable del tratamiento y en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

TITULO II. DEBERES, AVISO DE PRIVACIDAD Y CRITERIO DIFERENCIAL

​1. DEBERES DE LA SOCIEDAD SOFTPYMES S.A.S. COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular  o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

  3. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

  4. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

  5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  6. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  7. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

  8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

  9. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

  11. Identificar cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

  12. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  14. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

  15. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

  16. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.

  17. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.

  18. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

  19. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

  20. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  21. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

  22. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular

2. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con  la existencia de las políticas de tratamiento de información de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

  • La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.

  • El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

  • Los derechos del titular.

  • Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

  • El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles

3. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

TITULO III. POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISM0” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.

2. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE: “SOFTPYMES S.A.S.”, que en adelante se denominará “LA SOCIEDAD”, Sociedad por Acciones Simplificada identificada con el NIT 830.506.365 – 7, y registrada con la Matricula Mercantil No. 756404 – 16 de la Cámara de Comercio de Santiago de Cali (Valle del Cauca).

DIRECCIÓN: KR 9 No 2 - 80 Cali, Valle del Cauca

PBX: (57 2) 891 26 68 –  (57 1) 580 03 06 –  (57 4) 590 46 33 – (57 5) 319 58 80

CORREO ELECTRÓNICO: info@softpymes.com.co

PORTAL WEB: www.softpymes.com.co

CANALES DE SERVICIO:

Presencial: KR 9 No 2 - 80 Cali, Valle del Cauca

Escrito: correo electrónico info@softpymes.com.co, 

Telefónico: (57 2) 891 26 68 –  (57 1) 580 03 06 –  (57 4) 590 46 33 – (57 5) 319 58 80

3. INFORMACIÓN QUE SE RECOPILA

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, recolecta información y datos personales de los prospectos en el momento mismo en que el prospecto establece contacto con la sociedad a través de correo electrónico, formulario web, línea telefónica o cualquier otro medio dispuesto por la sociedad, en donde se solicita se suministre los datos básicos personales y en los cuales el titular informa libremente principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, número telefónico, empresa, cargo desempeñado, Nit de la empresa del cliente, entre otros.

Adicionalmente, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, recolecta y administra datos personales de los contactos autorizados por la empresa cliente, como parte de la gestión de soporte técnico, mercadeo, administrativa y servicio al cliente en cada uno de los departamentos de la sociedad; así como la información vinculada con trámites (solicitudes, quejas, reclamos) dentro de los parámetros legales a los que está sometida la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, podrá solicitar información adicional (sensible), la cual podrá ser suministrada por parte del titular de  manera libre y voluntaria.

En relación con los proveedores:

La información necesaria para efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y poscontractual que la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, requiera para el desarrollo de su objeto social o funcionamiento administrativo.

Información relacionada a la calidad tributaria de los proveedores, a fin de identificar las retenciones y descuentos aplicables de los cual se le debe hacer reporte a la DIAN.

La información relacionada con los trámites (solicitudes, quejas, reclamos) que deba realizar con ocasión de solicitudes presentadas por terceros ajenos a la relación.

La información de contacto y documentos pertinentes para confirmar referencias en el caso de trabajadores, proveedores, clientes, entre otros.

Información que deba ser reportada a las autoridades competentes sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contractuales del titular del dato a centrales de información.

Información que sobre los proveedores repose en los libros de contabilidad de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, la cual no se puede destruir dentro de los 20 años siguientes al cierre de libro contable o dentro de los 10 años siguientes cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, de acuerdo a los establecido por el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993.

En relación con los empleados:

Información personal básica necesaria para el registro y vinculación de la persona en virtud del contrato laboral. Dentro de la cual se incluye información bancaria del trabajador, para los efectos del cumplimiento de la obligación del pago salarial.

La información de sus empleados en relación con cualquier consulta a médicos, hospitales, compañía de seguros, compañía de medicina pre-pagada o entidad promotora de salud (EPS) para que en cualquier momento, ya sea en vida del titular o posterior a su muerte la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, pueda acceder a la información sobre el estado de salud del titular pero única y exclusivamente para definir los beneficios a los cuales tiene este derecho o aquellos que de cualquier forma puedan llegar a estar relacionados con enfermedades profesionales o accidentes de trabajo; en consecuencia el titular autoriza a dichas entidades para que entreguen a la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, copia de toda la información que sea requerida por la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”.

Información médica de los empleados, recolectada en virtud de las jornadas de evaluaciones médicas y diagnóstico de salud en cumplimento del Programa de Medicina del Trabajo cuyo objetivo es la promoción y control de la salud de los trabajadores, garantía de óptimas condiciones de bienestar y disminución de los factores de riesgo ocupacional.

La información sobre los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

La información sobre los datos del titular necesario para la prestación de servicios y/o actividades, diferentes a las funciones propias de su cargo, como lo son servicio de parqueadero y actividades lúdicas o recreativas.

3. MODO EN QUE SE UTILIZA LA INFORMACIÓN

Previa autorización del titular de los datos personales, le permitirá la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” darle el siguiente tratamiento:

  1. Proporcionar y difundir información actualizada sobre productos, servicios, proyectos, eventos y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con el objeto social de “SOFTPYMES S.A.S.”.

  2. Realizar estudios estadísticos, de mercadeo y consumo, prospección comercial y segmentación de clientes.

  3. Utilizar la información para la preparación y desarrollo de productos, proyectos y servicios.

  4. Analizar y medir la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”.

  5. Para los fines administrativos, comerciales, mercadeo, soporte y desarrollo propios que obedecen al objeto social de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” y que se estipulan en la presente política de tratamiento de datos de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”

  6. Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones presentados la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”.

  7. Adelantar encuestas de satisfacción de usuarios y clientes.

  8. Conocer y consultar la información del titular del dato que reposen en la bases de datos de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” para la prestación de servicio de soporte.

  9. Envío de información de interés general.

La información y datos personales suministrados por el titular de los mismos, podrán ser utilizados por la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias que obedecen a su objeto social. Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.

3.1 TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO

Los datos personales serán tratados de manera leal, lícita, segura y confiable, teniendo en cuenta las siguientes finalidades:

  1. Registrar sus datos personales en los sistemas de información de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” y en sus bases de datos comerciales y operativas.

  2. Enviar al correo electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, técnica, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por: “SOFTPYMES S.A.S.”, sus distribuidores y aliados estratégicos ubicados en Colombia o cualquier otro país.

  3. Obtener indicadores y hacer análisis que permitan controlar la gestión comercial de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”

  4. Adelantar gestiones de mercadeo y promoción relacionadas con los servicios ofrecidos por la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”

  5. Adelantar toda la gestión administrativa, contable y fiscal relacionadas con la adquisición, suscripción a servicio, facturación, gestión de cobros y pagos, gestión de proveedores, gestión de clientes e informes a autoridades fiscales sobre los servicios ofrecidos por la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”

  6. Conocer y utilizar la información necesaria y requerida propiedad del cliente para adelantar los procesos relacionados con la gestión del cliente para la adquisición, procesos de implementación, puesta en marcha y soporte del software y de los servicios ofrecidos por la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”

  7. Realizar verificación de Productos y póliza de soporte para proceder a brindar el servicio solicitado en cuanto a incidentes del software dando respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por el titular del dato o persona autorizada.

  8. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales, así como la asistencia, consultoría y soporte necesarios para cumplir las obligaciones emanadas de la relación comercial.

  9. Invitación a capacitaciones y/o eventos, realizar gestión comercial para fidelización de clientes.

  10. Suministrar, compartir, transmitir, transferir, enviar o entregar sus datos personales a sus distribuidores y aliados estratégicos ubicados en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados y para que contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.

Respecto de Los Datos Personales de Nuestros Trabajadores

  1. Administrar y desarrollar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios médicos, psicológicos y de seguridad.

  2. Registrar la información de trabajadores y/o pensionados, y sus familias (activos e inactivos) en las bases de datos de “SOFTPYMES S.A.S.”

  3. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional para el trabajador y su familia, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

  4. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

  5. Para cumplir las obligaciones laborales contraídas por “SOFTPYMES S.A.S.” como empleador.

  6. Ejecutar convenios académicos, sociales, laborales, de recreación, de bienestar con entidades públicas y privadas para beneficio del grupo de trabajadores y sus familia.

  7. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

  8. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

  9. Planificar actividades empresariales.

Respecto de los Proveedores o Contratistas y Distribuidores

  1. Para cumplir con las obligaciones contractuales.

  2. Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

  3. Para hacer el registro en los sistemas contables y administrativos de “SOFTPYMES S.A.S.”

  4. Para la administración y control de información contable y financiera.

  5. Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.

  6. Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por “SOFTPYMES S.A.S.”.

4. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido,  salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

  3. Ser informado por la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio.

  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces,  quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”.

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por a). El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a  disposición la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”. b). Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. c). El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d). Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

5. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La autorización a la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: a). El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” b). Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.  c). El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d). Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, de manera previa al tratamiento de los datos personales.

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

5.1 Revocatoria de la autorización  

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y  por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

6.PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

6.1 Consultas

Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones disponible en clientes.softpymes.com.co.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

6.2 Reclamos

Los titulares, sus causahabientes o representantes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.  En caso de que quién reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el  reclamo completo, éste se catalogará como “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3 Petición de actualización y/o rectificación.

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta que el titular deberá allegar la solicitud a través del portal de clientes clientes.softpymes.com.co indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

6.4  Petición de supresión de datos.

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: a). Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b). Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c). Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, podrá negar el ejercicio del mismo cuando: a). El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b). La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.  c). Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

7. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

8. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, será la responsable del tratamiento de los datos personales. El Área encargada de atender las Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias sobre el tratamiento de datos personales es el departamento administrativo en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 p.m y de 2:00 p.m a 5:00 p.m., en el teléfono (2) 891 26 68 o vía correo electrónico en info@softpymes.com.co.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” exigirá a los proveedores de servicios que contrata y a distribuidores y aliados estratégicos, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas y las aquí establecidas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos terceros actúen como Encargados.

10. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE LA SOCIEDAD “SOFTPYMES S.A.S.”

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, podrá revelar a sus compañías filiales, a distribuidores y aliados estratégicos los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento por parte de las mencionadas empresas vinculadas conforme a las finalidades aquí establecidas, las dispuestas en las autorizaciones de tratamiento, y de acuerdo a esta Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales.

Igualmente, la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados con la sociedad cuando: a). Se trate de contratistas y/o proveedores en ejecución de contratos o la prestación de servicios para el desarrollo de las actividades de la sociedad. b). Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” envíe o transmita datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, los Encargados del tratamiento de datos deberán realizar el tratamiento de acuerdo a las finalidades, alcances, los principios legales y las condiciones descritas en las presente políticas, las cuales declaran y aceptan con el simple recibo de los datos personales.

Adicional a lo anterior, el Encargado deberá: a). Cumplir con las obligaciones de carácter legal y las aquí establecidas en su calidad de Encargado del tratamiento de datos respecto del Titular del dato y la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”. b).Proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos. c). la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” exigirá a los encargados y a sus subsidiarias, empresas contratadas y subordinadas, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos terceros/proveedores actúen como Encargados.

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

11. VIDEO VIGILANCIA

La sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”, informará mediante avisos de video vigilancia que cuenta con estos mecanismos de seguridad. Los avisos deberán estar ubicados en los diferentes sitios internos y externos de las instalaciones u oficinas.

En el aviso se señalará que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

12.DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Decreto 1074 de 2015) la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.” procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.softpymes.com.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”

13. VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA

La presente política de protección de datos personales rige a partir del 15 de Junio de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar con anterioridad por parte de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”.

Cualquier modificación no sustantiva de las presentes políticas no serán notificadas directamente a los titulares. Sin embargo, el cambio del área encargada de asuntos de protección de Datos Personales, la modificación material de las finalidades, de los canales para el ejercicio de los derechos de los titulares, o de los datos de contacto de la sociedad “SOFTPYMES S.A.S.”., serán informados a través de la página web oficial www.softpymes.com.co  por vía de correo electrónico a los titulares o por cualquier otro medio disponible.